Zpracovatelská smlouva

2. Předmět smlouvy

Předmětem této smlouvy je úprava práv a povinností při zpracování osobních údajů, které správce vkládá do služby Termilo nebo které jsou do služby zpracovány na základě nastavení správce.

Termilo zpracovává osobní údaje pouze za účelem poskytování služby, zejména správy klientů, termínů, kalendářů, připomínek a související komunikace.

3. Doba trvání zpracování

Zpracování osobních údajů trvá po dobu existence účtu správce ve službě Termilo nebo po dobu, kdy správce službu používá.

Po ukončení účtu nebo smluvního vztahu budou osobní údaje odstraněny nebo anonymizovány, pokud jejich další uchování není nutné kvůli zákonným povinnostem, ochraně právních nároků, řešení reklamací, bezpečnosti služby nebo oprávněným zájmům.

Autorizační údaje kalendáře jsou uchovávány pouze po dobu aktivního napojení kalendáře.

4. Povaha a účel zpracování

Osobní údaje jsou zpracovávány automatizovaně v rámci webové aplikace Termilo. Účelem zpracování je zejména:

• vedení účtu správce,
• správa klientů,
• správa pracovníků,
• správa termínů,
• synchronizace kalendářů,
• párování termínů s klienty,
• příprava a odesílání připomínek,
• evidence historie SMS a e-mailových zpráv,
• zobrazení provozních přehledů,
• zákaznická podpora,
• zabezpečení a provoz služby.

5. Kategorie subjektů údajů

Zpracování se může týkat zejména těchto osob:

• klientů správce,
• pracovníků správce,
• uživatelů účtu správce,
• osob uvedených v kalendářových událostech,
• osob, kterým jsou zasílány připomínky k termínům.

6. Typy zpracovávaných osobních údajů

Termilo může pro správce zpracovávat zejména:

Správce by do služby neměl zadávat zvláštní kategorie osobních údajů, zejména údaje o zdravotním stavu, diagnózách, náboženství nebo politických názorech, pokud to není nezbytné a pokud pro to nemá odpovídající právní důvod.

7. Pokyny správce

Zpracovatel zpracovává osobní údaje pouze na základě pokynů správce. Za pokyny správce se považuje zejména:

• zadávání údajů do služby,
• nastavení účtu a kalendáře,
• vytvoření nebo úprava klienta či termínu,
• zapnutí nebo vypnutí připomínek,
• odeslání SMS nebo e-mailové připomínky,
• odpojení kalendáře,
• smazání klienta, termínu nebo účtu.

Pokud by podle názoru zpracovatele některý pokyn správce porušoval právní předpisy, zpracovatel na to správce upozorní, pokud mu v tom nebrání právní předpis.

9. Povinnosti správce

Správce se zavazuje zejména:

• zpracovávat osobní údaje v souladu s právními předpisy,
• mít právní důvod pro evidenci klientů a zasílání připomínek,
• informovat své klienty o zpracování jejich osobních údajů,
• zadávat do služby pouze přiměřené a potřebné údaje,
• neukládat citlivé údaje, pokud to není nezbytné,
• udržovat údaje aktuální a správné,
• chránit přístupové údaje ke svému účtu,
• nepoužívat službu k rozesílání nevyžádaných obchodních sdělení,
• zajistit, že texty připomínek odpovídají právním předpisům.

10. Zabezpečení údajů

Zpracovatel přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, zejména:

11. Další zpracovatelé

Správce souhlasí s tím, že zpracovatel může pro poskytování služby využít další zpracovatele nezbytné pro provoz.

Zpracovatel zajistí, aby další zpracovatelé poskytovali přiměřené záruky ochrany osobních údajů. O významné změně v seznamu zpracovatelů může správce informovat e-mailem, oznámením v aplikaci nebo aktualizací tohoto dokumentu.

12. Předávání údajů mimo Evropskou unii

Někteří poskytovatelé mohou zpracovávat osobní údaje mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor.

Pokud k takovému předání dochází, zpracovatel dbá na to, aby probíhalo na základě odpovídajících právních mechanismů, například standardních smluvních doložek, rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo jiných záruk podle právních předpisů.

13. Pomoc při žádostech subjektů údajů

Pokud se klient nebo jiný subjekt údajů obrátí přímo na zpracovatele s žádostí o přístup, opravu, výmaz nebo jiné právo, zpracovatel jej může odkázat na správce, pokud je zřejmé, že žádost souvisí s údaji zadanými správcem.

Zpracovatel poskytne správci přiměřenou součinnost při vyřizování těchto žádostí, pokud je to technicky možné a přiměřené povaze služby.

14. Bezpečnostní incidenty

Pokud zpracovatel zjistí bezpečnostní incident, který se týká osobních údajů správce, informuje správce bez zbytečného odkladu poté, co se o incidentu dozví.

Informace bude obsahovat přiměřený popis incidentu, dotčené údaje, pravděpodobné důsledky a přijatá nebo navržená opatření, pokud jsou tyto informace dostupné.

15. Ukončení zpracování

Po ukončení účtu nebo smluvního vztahu zpracovatel osobní údaje odstraní nebo anonymizuje, pokud jejich další uchování není nutné kvůli zákonným povinnostem, ochraně právních nároků, řešení sporů, bezpečnostním důvodům nebo technické obnově ze záloh.

Údaje uložené v zálohách mohou být uchovány po omezenou dobu a odstraněny při běžné rotaci záloh.

16. Kontrola a doložení souladu

Zpracovatel poskytne správci přiměřené informace potřebné k doložení plnění povinností podle této smlouvy a právních předpisů.

Vzhledem k povaze služby typu SaaS může být kontrola prováděna zejména poskytnutím dokumentace, popisu bezpečnostních opatření, informací o dalších zpracovatelích nebo odpovědí na přiměřené dotazy správce. Kontrola nesmí nepřiměřeně narušit provoz ani bezpečnost služby.

17. Vztah k obchodním podmínkám

Tato zpracovatelská smlouva tvoří součást smluvních podmínek služby Termilo. Používáním služby, vytvořením účtu nebo přijetím obchodních podmínek správce potvrzuje, že se s touto smlouvou seznámil a souhlasí s ní.

18. Změny smlouvy

Zpracovatel může tuto zpracovatelskou smlouvu aktualizovat, zejména při změně funkcí služby, změně poskytovatelů, změně technické infrastruktury nebo změně právních požadavků.

Aktuální verze bude vždy dostupná na webu služby Termilo. O významných změnách může zpracovatel informovat správce e-mailem nebo oznámením v aplikaci.